Berikan dua kalimat perintah sering kali dianggap sepele, padahal di situlah letak seni komunikasi yang sesungguhnya. Bayangkan saja, bagaimana caranya agar instruksi ganda yang kita sampaikan tidak berakhir sebagai sumber kebingungan, melainkan menjadi pendorong efisiensi yang tepat sasaran. Dalam dunia yang serba cepat ini, kemampuan untuk merangkum dua aksi dalam satu permintaan yang jelas bukan sekadar keterampilan, melainkan sebuah kebutuhan dasar untuk kolaborasi yang mulus, baik di kantor maupun dalam interaksi sehari-hari.
Materi ini akan mengajak kita membedah secara detail anatomi dari perintah ganda yang efektif, mulai dari memahami kapan penggunaannya justru lebih produktif dibanding instruksi tunggal, hingga mengonstruksi kalimatnya agar mudah dicerna dan dieksekusi. Kita akan menelusuri prinsip-prinsip penyusunannya, mengidentifikasi jebakan umum yang sering terjadi, dan tentu saja, mempraktikkan aplikasinya baik dalam bentuk tulisan yang formal maupun percakapan lisan yang lebih dinamis.
Tujuannya jelas: mengubah kerumunan kata menjadi sebuah panduan yang terarah dan mudah diikuti.
Memahami Instruksi Ganda dalam Komunikasi
Dalam komunikasi sehari-hari, baik di tempat kerja maupun di rumah, kita sering perlu menyampaikan lebih dari satu hal yang perlu dilakukan oleh lawan bicara. Kemampuan untuk merangkai beberapa instruksi menjadi satu permintaan yang koheren adalah keterampilan praktis yang meningkatkan efisiensi dan mengurangi miskomunikasi. Pada dasarnya, instruksi tunggal meminta satu tindakan spesifik, sementara instruksi ganda menggabungkan dua atau lebih tindakan yang saling terkait atau perlu diselesaikan dalam satu rangkaian.
Memberikan dua instruksi sekaligus terbukti lebih efektif dalam situasi yang memerlukan koordinasi atau urutan logis. Misalnya, ketika meminta rekan kerja untuk mempersiapkan presentasi, Anda bisa mengatakan, “Tolong print handout untuk rapat besok dan letakkan di meja konferensi.” Contoh lain adalah saat memberikan arahan, “Setelah kamu selesai mengisi formulir, serahkan ke bagian administrasi dan minta tanda terima.” Pendekatan ini menghemat waktu dan memberikan gambaran tugas yang lengkap sejak awal.
Perbandingan Kelebihan dan Tantangan Instruksi Ganda
Meski efisien, instruksi ganda juga memiliki sisi tantangan. Memahami kedua aspek ini membantu kita memutuskan kapan harus menggunakannya dan kapan lebih baik memecahnya menjadi permintaan-permintaan tunggal.
| Aspect | Kelebihan | Tantangan | Mitigasi |
|---|---|---|---|
| Efisiensi | Menghemat waktu komunikasi dan memberikan konteks penuh sekaligus. | Berisiko membuat penerima kewalahan atau lupa pada poin kedua. | Gunakan kata penghubung yang jelas (seperti “dan”, “lalu”, “setelah itu”). |
| Koherensi | Menunjukkan hubungan logis antara dua tugas, sehingga urutan kerja menjadi jelas. | Jika hubungan tidak logis, dapat menimbulkan kebingungan. | Pastikan kedua instruksi memang berkaitan dan disusun dalam urutan kronologis atau logis. |
| Akuntabilitas | Penerima mendapat tanggung jawab yang jelas untuk serangkaian tindakan. | Sulit untuk melacak penyelesaian jika salah satu tugas tertunda. | Minta konfirmasi untuk setiap tahap atau gunakan alat manajemen tugas. |
| Kejelasan | Dapat mengurangi back-and-forth komunikasi untuk meminta instruksi lanjutan. | Struktur kalimat yang buruk dapat mengaburkan maksud. | Gunakan kalimat aktif, subjek yang jelas, dan batasi maksimal dua instruksi per kalimat. |
Struktur Kalimat untuk Instruksi Ganda yang Jelas
Kunci dari instruksi ganda yang mudah dipahami terletak pada struktur kalimatnya. Kalimat harus dirancang untuk memandu penerima secara bertahap. Struktur yang baik biasanya dimulai dengan kata kerja perintah, diikuti instruksi pertama, kemudian kata penghubung yang menunjukkan urutan atau penambahan, dan diakhiri dengan instruksi kedua. Contohnya: “Periksa stock barang di gudang, lalu laporkan hasilnya kepada saya via email.” Kata “lalu” di sini secara eksplisit menunjukkan urutan waktu.
Konstruksi Kalimat Instruksi yang Jelas
Sebuah instruksi, baik tunggal maupun ganda, hanya akan efektif jika dibangun dari unsur-unsur penting yang memastikan kejelasan dan kemudahan eksekusi. Tanpa fondasi ini, instruksi rentan terhadap misinterpretasi, yang berujung pada hasil kerja yang tidak sesuai harapan atau pengulangan komunikasi yang tidak perlu.
Unsur penting dalam kalimat instruksi yang efektif meliputi: Subjek yang Jelas (siapa yang diminta, meski sering implisit dalam kalimat perintah), Kata Kerja Aksi yang spesifik dan dapat diobservasi (seperti “kumpulkan”, “analisis”, “kirimkan”), Objek atau Tujuan yang detail (apa yang harus dikerjakan), dan Konteks atau Batasan (seperti waktu, lokasi, atau standar kualitas). Untuk instruksi ganda, ditambah dengan Kata Penghubung yang tepat untuk mengatur alur.
Prinsip Penyusunan Dua Instruksi dalam Satu Kalimat, Berikan dua kalimat perintah
Agar dua instruksi dalam satu kalimat dapat dipahami tanpa kebingungan, ada beberapa prinsip yang dapat dijadikan panduan. Prinsip-prinsip ini membantu menjaga fokus penerima dan memastikan kedua poin tersampaikan dengan baik.
- Urutan Kronologis atau Logis: Susun instruksi berdasarkan urutan kejadian atau logika sebab-akibat. Instruksi yang harus diselesaikan lebih dulu ditempatkan di awal.
- Kesetaraan Tingkat Kompleksitas: Hindari menggabungkan satu instruksi sederhana dengan satu instruksi yang sangat kompleks. Jika terpaksa, jelaskan instruksi kompleks tersebut terlebih dahulu.
- Gunakan Kata Penghubung yang Tepat: Pilih antara “dan” (untuk tugas setara), “lalu” atau “setelah itu” (untuk urutan waktu), “atau” (untuk pilihan), dan “tetapi” (untuk kontras) dengan cermat.
- Batasi Jumlah: Idealnya, satu kalimat hanya memuat dua instruksi. Tiga instruksi atau lebih sudah berisiko tinggi untuk dilupakan atau dicampuradukkan.
- Kesatuan Topik: Pastikan kedua instruksi masih dalam satu payung topik atau tujuan yang sama. Menggabungkan instruksi dari topik yang berbeda akan membingungkan.
Variasi Kalimat Instruksi Ganda
Penerapan prinsip-prinsip di atas dapat menghasilkan variasi kalimat yang kaya, disesuaikan dengan konteksnya. Berikut tiga contoh dengan konteks berbeda.
Konteks Rumah Tangga: “Tolong matikan semua lampu di lantai bawah sebelum kamu naik ke kamar tidur.” (Menggunakan kata “sebelum” untuk urutan logis).
Konteks Akademik: “Bacalah bab lima dari textbook, kemudian buatlah rangkuman poin-poin utama dalam satu halaman.” (Menggunakan “kemudian” untuk urutan kronologis).
Konteks Proyek: “Presentasikan draft proposal kepada klien dan catat semua masukan mereka untuk revisi.” (Menggunakan “dan” untuk tugas setara yang berhubungan).
Kesalahan Umum dan Perbaikannya
Kesalahan umum sering terjadi ketika kita terburu-buru atau menganggap lawan bicara memiliki pemahaman konteks yang sama persis. Salah satu kesalahan adalah Menggabungkan Instruksi yang Tidak Berkaitan, misalnya: “Rapikan meja kerjamu dan email laporan kuartalan ke direksi.” Kedua hal ini tidak memiliki hubungan langsung dan lebih baik dipisah. Perbaikannya: “Tolong email laporan kuartalan ke direksi. Setelah itu, kamu bisa merapikan meja kerjamu.”
Kesalahan lain adalah Menggunakan Struktur Kalimat yang Berbelit, contoh: “Draft yang sudah dikoreksi, tolong diperbaiki bagian metodologinya yang menurut pakar kurang, lalu dikembalikan ke saya.” Kalimat ini pasif dan berantakan. Perbaikan: “Tolong perbaiki bagian metodologi pada draft sesuai koreksi dari pakar, lalu kembalikan draft tersebut ke saya.”
Aplikasi dalam Komunikasi Tertulis dan Lisan
Cara kita menyampaikan instruksi ganda sangat dipengaruhi oleh mediumnya. Komunikasi lisan mengandalkan intonasi, jeda, dan umpan balik langsung, sementara komunikasi tertulis mengandalkan struktur kalimat, pemformatan, dan kejelasan kata. Memahami perbedaan pendekatan ini penting untuk memastikan instruksi tetap efektif di kedua ranah.
Secara lisan, kita bisa menggunakan jeda vokal untuk memisahkan dua instruksi, misalnya dengan menurunkan nada di tengah kalimat. Umpan balik instan juga memungkinkan kita untuk segera menjelaskan jika ada yang membingungkan. Secara tertulis, kita tidak memiliki kemewahan itu. Kita harus bergantung pada tanda baca, paragraf, dan terkadang penomoran atau bullet point untuk mencapai kejelasan yang sama. Instruksi tertulis juga harus lebih presisi karena bisa dibaca berulang kali sebagai referensi.
Skenario Dialog Profesional dengan Instruksi Ganda
Bayangkan sebuah percakapan antara seorang manajer (M) dan stafnya (S) di kantor.
M: “Andi, untuk persiapan rapat investor besok, saya perlu bantuanmu. Tolong kumpulkan data penjualan triwulan terakhir dan susun dalam grafik perbandingan yang sederhana.”
S: “Baik, Pak. Data penjualan triwulan terakhir untuk semua produk, ya? Lalu grafik perbandingannya fokus pada apa?”
M: “Iya, untuk semua produk. Grafiknya bandingkan performa bulanan dalam triwulan itu. Setelah grafiknya siap, print satu copy untuk saya dan simpan file presentasinya di folder shared drive ‘Rapat Investor’.”
S: “Siap. Kumpulkan data, buat grafik perbandingan bulanan, print untuk Bapak, dan upload file ke folder shared drive. Begitu, kan?”
M: “Tepat sekali. Terima kasih.”
Dialog ini menunjukkan bagaimana instruksi ganda diberikan secara bertahap dan dikonfirmasi ulang oleh staf untuk memastikan pemahaman.
Tips Memastikan Eksekusi yang Tepat
Agar kedua instruksi dapat dieksekusi dengan benar, pengirim bisa melakukan beberapa hal. Pertama, minta penerima untuk mengulang atau merangkum instruksi yang baru saja diberikan. Kedua, berikan tenggat waktu untuk masing-masing tugas jika memungkinkan, misalnya “Tugas A selesaikan hari ini, tugas B bisa dikumpulkan besok.” Ketiga, dalam komunikasi tertulis, gunakan penomoran atau bullet point meski dalam satu kalimat, contoh: “Tolong: (1) konfirmasi jadwal meeting dengan vendor, dan (2) booking ruang rapat kecil.”
Contoh Instruksi Tertulis yang Buruk dan Perbaikannya
Instruksi tertulis yang buruk sering kali muncul karena asumsi bahwa pembaca sudah tahu konteksnya. Perhatikan contoh berikut.
Draft proposalnya tolong direvisi sesuai diskusi kemarin dan dikirim ke Pak Budi secepatnya.
Instruksi ini bermasalah karena: tidak spesifik revisi apa, “diskusi kemarin” ambigu, dan “secepatnya” bukan tenggat waktu yang jelas.
Tolong revisi draft proposal, khususnya pada bagian anggaran dan timeline, sesuai catatan saya di margin dokumen. Setelah selesai, kirimkan versi terbaru ke email Pak Budi ([email protected]) paling lambat hari Jumat, 25 Oktober, jam 4 sore.
Versi perbaikan ini jelas menyebutkan bagian yang direvisi, sumber revisi (catatan di margin), penerima, dan tenggat waktu yang spesifik. Dua instruksi inti (revisi dan kirim) dihubungkan dengan “setelah selesai”.
Variasi dan Kompleksitas Instruksi: Berikan Dua Kalimat Perintah
Tidak semua instruksi diciptakan sama. Beberapa hanya memerlukan tindakan sederhana, sementara yang lain melibatkan proses berpikir, analisis, atau beberapa langkah kecil. Tingkat kompleksitas ini secara langsung mempengaruhi kejelasan saat kita memberikan dua instruksi bersamaan. Menggabungkan dua instruksi kompleks dalam satu kalimat hampir selalu berisiko, sementara menggabungkan dua instruksi sederhana biasanya aman.
Kompleksitas sebuah instruksi ditentukan oleh jumlah langkah, tingkat keahlian yang dibutuhkan, dan ketidakpastian dalam hasilnya. Instruksi “Tutup jendela itu” adalah sederhana. Instruksi “Analisis penyebab penurunan traffic website bulan lalu” adalah kompleks karena memerlukan investigasi, data, dan interpretasi. Saat menggabungkan, pertimbangkan beban kognitif yang kita berikan kepada penerima.
Kategorisasi Instruksi Berdasarkan Kompleksitas
Source: slidesharecdn.com
Memetakan instruksi ke dalam kategori kompleksitas membantu dalam merancang permintaan yang wajar. Tabel berikut memberikan gambaran umum.
| Tingkat Kompleksitas | Karakteristik | Contoh Instruksi Tunggal | Implikasi untuk Instruksi Ganda |
|---|---|---|---|
| Sederhana | Satu langkah, jelas, waktu eksekusi singkat, hasil mudah diverifikasi. | “Sign formulir ini.” “Forward email itu ke saya.” | Aman untuk digabungkan. Contoh: “Sign formulir ini dan serahkan ke resepsionis.” |
| Menengah | Memerlukan beberapa langkah atau sedikit pertimbangan, tetapi prosedurnya masih standar. | “Jadwalkan meeting tim untuk minggu depan.” “Buat laporan kehadiran bulanan.” | Bisa digabungkan dengan instruksi sederhana atau menengah lainnya, asalkan ada urutan yang jelas. Contoh: “Jadwalkan meeting tim dan kirim undangan ke semua anggota.” |
| Kompleks | Memerlukan analisis, pengambilan keputusan, koordinasi dengan pihak lain, atau hasilnya tidak pasti. | “Rancang strategi engagement media sosial untuk produk baru.” “Selidiki akar penyebab keluhan pelanggan yang berulang.” | Hindari menggabungkan dua instruksi kompleks. Lebih baik dipecah menjadi permintaan terpisah dengan penjelasan mendalam untuk masing-masing. |
| Teknis/Berprosedur | Mengikuti alur atau prosedur teknis yang baku, terdiri dari banyak langkah kecil yang berurutan. | “Setup server baru untuk lingkungan testing.” “Lakukan proses backup database harian.” | Dapat digabungkan jika merupakan bagian dari satu prosedur yang lebih besar. Butuh dokumentasi atau checklist pendukung. |
Menggabungkan Instruksi Sederhana dan Kompleks
Dalam praktik, sering kali kita perlu menggabungkan instruksi sederhana dengan instruksi yang lebih kompleks. Kunci untuk melakukannya adalah dengan menyebutkan instruksi kompleks terlebih dahulu, memberikan konteks atau batasan yang diperlukan, lalu menambahkan instruksi sederhana sebagai tindak lanjut atau output. Contoh: ” Analisislah data feedback pelanggan dari survei Q3 (instruksi kompleks), dan ringkas temuan utamanya dalam satu slide PowerPoint (instruksi sederhana sebagai output).” Struktur ini membuat penerima fokus pada tugas analisis yang besar, dengan hasil akhir yang konkret.
Langkah Menjalankan Dua Instruksi Teknis yang Berkaitan
Misalkan Anda mendapat instruksi: “Lakukan restore database dari backup semalam, lalu verifikasi integritas data pada tabel utama.” Berikut ilustrasi langkah demi langkah untuk menjalankannya.
Pertama, persiapkan lingkungan. Pastikan Anda memiliki akses ke file backup yang benar dan ke database target. Notifikasi tim yang mungkin terdampak tentang downtime yang mungkin terjadi.
Kedua, eksekusi instruksi pertama: Restore database. Jalankan perintah atau tool restore yang sesuai di sistem Anda. Pantau prosesnya hingga selesai dan pastikan tidak ada error yang kritis pada log.
Ketiga, transisi ke instruksi kedua: Verifikasi integritas. Setelah restore selesai, jangan langsung melanjutkan. Pastikan koneksi ke database yang baru direstore berjalan normal.
Keempat, lakukan verifikasi. Ini bisa berarti menjalankan query untuk memeriksa jumlah baris pada tabel-tabel utama, membandingkannya dengan catatan sebelum backup, atau menjalankan fungsi checksum jika didukung. Catat hasil verifikasi.
Kelima, laporkan hasil. Sampaikan bahwa proses restore telah selesai dan verifikasi integritas menunjukkan hasil yang normal (atau sebutkan anomaly jika ada). Dua instruksi teknis ini saling bergantung dan berurutan secara logis, sehingga penggabungannya dalam satu permintaan adalah tepat.
Latihan Pengembangan Kemampuan Memberi Instruksi
Seperti keterampilan lainnya, kemampuan merumuskan instruksi ganda yang efektif dapat dilatih. Latihan-latihan berikut dirancang untuk meningkatkan kesadaran Anda terhadap struktur, kejelasan, dan kompleksitas, baik sebagai pemberi maupun penerima instruksi. Lakukan latihan ini secara berkala untuk membentuk kebiasaan komunikasi yang lebih presisi.
Latihan terbaik seringkali melibatkan konteks nyata atau semi-nyata. Cobalah untuk memikirkan situasi dari pekerjaan atau kehidupan sehari-hari Anda sendiri sebagai bahan latihan. Proses mengubah deskripsi tugas yang berantakan menjadi serangkaian instruksi yang terstruktur adalah latihan yang sangat berharga.
Latihan Mengubah Paragraf Deskriptif Menjadi Instruksi Ganda
Ambil sebuah paragraf panjang yang mendeskripsikan suatu tugas. Tantangannya adalah mengurai informasi di dalamnya menjadi dua atau tiga instruksi ganda yang ringkas dan dapat ditindaklanjuti. Perhatikan contoh paragraf berikut.
“Untuk acara peluncuran produk nanti, kita butuh materi promosi yang menarik. Desainnya harus sesuai dengan branding guideline terbaru ya. Jangan lupa sertakan logo dan tagline baru. Materinya nanti akan dipakai untuk posting media sosial dan juga buat banner di venue. Deadline-nya minggu depan.”
Dari paragraf tersebut, kita dapat merumuskan instruksi ganda yang lebih terstruktur: “Buatlah draft materi promosi untuk acara peluncuran produk, dengan mengikuti branding guideline terbaru termasuk logo dan tagline baru. Materi ini nanti akan digunakan untuk media sosial dan banner venue, jadi pastikan formatnya sesuai untuk kedua keperluan tersebut. Deadline pengumpulan draft adalah hari Jumat depan.” Di sini, instruksi utama (buat draft) diikuti dengan spesifikasi (ikuti guideline) dan konteks penggunaan.
Teknik Evaluasi Mandiri untuk Instruksi Ganda
Setelah Anda menyusun sebuah instruksi ganda, lakukan evaluasi mandiri dengan bertanya pada diri sendiri. Pertama, apakah saya bisa membayangkan secara jelas kedua tindakan yang diminta? Jika tidak, berarti instruksi masih kabur. Kedua, apakah urutannya logis? Coba pikirkan, apakah masuk akal jika orang melakukan A dulu, lalu B? Ketiga, apakah saya menggunakan kata kerja aksi yang spesifik? Ganti kata seperti “urusin” atau “perbaiki” dengan “ajukan”, “konfirmasi”, “revisi”, “ganti”. Keempat, baca ulang instruksi tersebut dengan kacamata penerima. Apakah semua informasi yang mereka butuhkan untuk bertindak sudah ada?
Jika ada yang kurang, lengkapi.
Studi Kasus Pemberian Instruksi Spesifik
Anda adalah seorang koordinator event. Seorang panitia melapor bahwa sound system di aula utama mengalami gangguan: suara tidak keluar dari salah satu speaker dan kabel mic wireless terlihat rusak. Acara talkshow akan dimulai dalam 45 menit. Anda perlu memberikan instruksi yang cepat dan jelas kepada dua orang: teknisi yang ada di lokasi dan asisten Anda yang sedang berada di kantor logistik.
Solusi instruksi ganda yang mungkin: Kepada teknisi di lokasi: “Coba periksa koneksi kabel dari mixer ke speaker yang bermasalah, dan gunakan mic kabel sebagai backup untuk pembicara pertama.” Kepada asisten di kantor logistik: “Ambil mic wireless spare dan kabel XLR panjang dari gudang, lalu bawa segera ke aula utama.” Dua set instruksi ganda ini spesifik, terarah, dan menangani dua aspek masalah (perbaikan darurat di lokasi dan pengambilan alat pengganti) secara paralel.
Ulasan Penutup
Pada akhirnya, menguasai teknik memberikan dua kalimat perintah adalah tentang menghargai waktu dan kognisi lawan bicara kita. Ini bukan soal menunjukkan kewenangan, melainkan membangun kejelasan yang meminimalisir ruang untuk salah tafsir dan pengulangan yang tidak perlu. Dengan latihan yang konsisten, apa yang awalnya terasa seperti sebuah teka-teki linguistik akan berubah menjadi kebiasaan komunikasi yang ringkas dan powerful. Mari kita mulai menerapkannya, dan saksikan bagaimana percakapan serta instruksi kita menjadi lebih bernas dan langsung pada sasaran.
FAQ Terpadu
Apakah memberikan dua perintah sekaligus selalu lebih baik daripada satu?
Tidak selalu. Efektivitasnya bergantung pada kompleksitas tugas dan kapasitas penerima. Untuk tugas sederhana dan terkait, perintah ganda efisien. Untuk tugas kompleks atau penerima yang baru, lebih baik bertahap.
Bagaimana jika penerima lupa atau hanya menjalankan satu dari dua perintah yang diberikan?
Ini sering terjadi jika perintah tidak terstruktur dengan baik. Solusinya adalah dengan menggunakan kata penghubung yang jelas (seperti “lalu”, “setelah itu”), meminta pengulangan balik (feedback), atau menuliskannya sebagai checklist.
Apakah ada batasan jumlah informasi dalam satu kalimat perintah ganda?
Secara praktis, dua adalah angka yang ideal. Lebih dari dua poin dalam satu kalimat berisiko tinggi menyebabkan overload kognitif dan detail yang terlewat. Jika lebih dari dua, pertimbangkan untuk memecahnya menjadi daftar atau paragraf instruksi terpisah.
Bagaimana cara memberikan dua perintah yang sifatnya bertentangan atau kontradiktif?
Hindari menyatukan perintah yang kontradiktif dalam satu kalimat. Lebih baik jelaskan konteksnya terlebih dahulu, kemudian uraikan sebagai dua opsi atau skenario yang berbeda dengan jelas, sehingga penerima memahami alasan di balik masing-masing instruksi.
