Contoh Pengadaan Panduan Lengkap Proses Barang dan Jasa

Contoh Pengadaan seringkali dianggap sebagai sekadar prosedur birokrasi yang kaku, padahal di baliknya tersimpan mekanisme strategis untuk mencapai efisiensi, transparansi, dan nilai terbaik bagi uang publik maupun korporat. Dalam dunia yang semakin kompetitif, pemahaman mendalam tentang proses pengadaan bukan lagi sekadar kebutuhan administratif, melainkan sebuah keharusan strategis untuk memastikan setiap sumber daya yang dikeluarkan memberikan dampak optimal dan bebas dari penyimpangan.

Mulai dari perencanaan yang matang, pemilihan metode yang tepat, hingga evaluasi yang ketat, setiap tahapan dalam Contoh Pengadaan dirancang untuk memastikan prinsip akuntabilitas dan keadilan. Proses ini memiliki landasan hukum yang kuat, terutama di Indonesia yang diatur oleh peraturan seperti Peraturan Presiden terbaru tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, yang menekankan pada pemanfaatan teknologi melalui e-procurement untuk meningkatkan transparansi dan aksesibilitas.

Pengertian dan Dasar Hukum Pengadaan

Dalam dunia administrasi publik dan bisnis, istilah ‘Contoh Pengadaan’ merujuk pada ilustrasi atau studi kasus konkret yang menggambarkan proses memperoleh barang, jasa, atau pekerjaan konstruksi secara sistematis. Contoh ini berfungsi sebagai panduan praktis, menunjukkan penerapan teori dan peraturan ke dalam langkah-langkah nyata, mulai dari identifikasi kebutuhan hingga penyerahan hasil. Memahami contoh yang baik membantu menghindari kesalahan prosedural dan memastikan prinsip efisiensi, transparansi, dan akuntabilitas tercapai.

Landasan hukum utama yang mengatur pengadaan barang/jasa pemerintah di Indonesia adalah Peraturan Presiden (Perpres) Nomor 12 Tahun 2021 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, yang merupakan penyempurnaan dari peraturan sebelumnya. Perpres ini menjadi acuan baku bagi seluruh kementerian, lembaga, dan pemerintah daerah. Untuk proyek yang menggunakan dana Badan Usaha Milik Negara (BUMN), berlaku Peraturan Menteri Badan Usaha Milik Negara (Permen BUMN) Nomor 9 Tahun 2023 tentang Pengadaan Barang dan Jasa pada Badan Usaha Milik Negara.

Perbandingan Metode Pengadaan Barang/Jasa

Pemilihan metode pengadaan sangat menentukan efisiensi dan ketepatan sasaran. Metode yang dipilih harus sesuai dengan nilai, kompleksitas, dan urgensi kebutuhan. Berikut adalah perbandingan beberapa metode umum berdasarkan Perpres 12/2021.

Alur Kerja Pengadaan Barang/Jasa

Sebuah alur kerja pengadaan yang ideal digambarkan melalui siklus yang berkesinambungan. Dimulai dari unit pengguna yang mengajukan kebutuhan spesifik berdasarkan analisis. Kebutuhan ini kemudian dituangkan dalam Rencana Umum Pengadaan (RUP) sebagai peta jalan tahunan. Untuk setiap paket, panitia pengadaan menyusun dokumen lelang yang berisi spesifikasi teknis, administrasi, dan harga perkiraan. Setelah diumumkan, proses seleksi dan evaluasi terhadap penawaran dari peserta dilakukan secara cermat.

Hasil evaluasi menghasilkan penetapan pemenang, yang kemudian diikat dalam kontrak atau perjanjian. Fase pelaksanaan dan pengawasan dilakukan hingga barang/jasa diserahkan dan diterima dengan baik, diakhiri dengan pembayaran yang didukung berita acara serah terima. Siklus ini ditutup dengan evaluasi kinerja penyedia untuk menjadi bahan pembelajaran pengadaan selanjutnya.

Tahapan dan Prosedur Standar

Siklus pengadaan barang dan jasa, khususnya di sektor pemerintah, mengikuti tahapan baku yang dirancang untuk menjamin keteraturan dan keadilan. Tahapan ini bersifat sequential, di mana satu tahap harus diselesaikan sebelum melanjutkan ke tahap berikutnya. Pemahaman yang utuh terhadap setiap tahap merupakan kunci keberhasilan pelaksanaan pengadaan, mencegah terjadinya pembatalan atau keberatan yang merugikan.

Tahapan Utama Siklus Pengadaan

Siklus pengadaan dimulai dari perencanaan yang matang dan diakhiri dengan evaluasi kinerja penyedia. Tahapan pertama adalah Perencanaan, mencakup penyusunan RUP dan dokumen pengadaan. Berikutnya adalah Persiapan, yang meliputi pembentukan panitia, penyiapan dokumen kualifikasi, dan pengumuman. Tahap Seleksi dan Evaluasi adalah inti dari persaingan, meliputi pembukaan penawaran, evaluasi administrasi, teknis, dan harga. Setelah itu, dilakukan Penetapan Pemenang dan Pengumuman.

Dalam proses pengadaan, ketepatan perhitungan teknis menjadi kunci efisiensi. Sebagai ilustrasi, pertimbangkan perhitungan Volume Oksigen untuk Membakar Sempurna 2 L Gas Alam C3H8 yang memerlukan presisi stoikiometri. Prinsip akurasi serupa wajib diterapkan dalam setiap tahap pengadaan, mulai dari spesifikasi teknis hingga evaluasi penawaran, guna memastikan proyek berjalan optimal tanpa pemborosan sumber daya.

Tahap Pelaksanaan Kontrak mencakup penandatanganan kontrak, pelaksanaan pekerjaan, pengawasan, dan penerimaan hasil. Tahap akhir adalah Pembayaran dan Evaluasi Akhir, termasuk penyelesaian administrasi keuangan dan penilaian kinerja penyedia.

Penyusunan Rencana Umum Pengadaan (RUP)

RUP adalah dokumen perencanaan tahunan yang wajib disusun oleh setiap satuan kerja. Sebagai contoh spesifik, misalkan Dinas Pendidikan suatu kabupaten berencana mengadakan laptop untuk guru. Dalam RUP, paket ini akan dirinci dengan informasi: nama paket “Pengadaan Laptop Guru”, volume (misal, 100 unit), perkiraan pagu anggaran (misal, Rp 1,5 miliar), jadwal pelaksanaan pengadaan (Triwulan III), dan metode yang diusulkan (Tender Terbuka). RUP ini diumumkan publik di awal tahun, memberikan sinyal kepada pasar dan menjadi dasar penyusunan dokumen lelang yang lebih detail.

Dokumen Krusial dalam Proses Lelang

Keabsahan proses lelang sangat bergantung pada kelengkapan dan keakuratan dokumen. Dokumen-dokumen ini berfungsi sebagai aturan main bagi semua pihak. Beberapa dokumen krusial yang harus disiapkan panitia meliputi:

• Dokumen Pengadaan (Dokumen Pemilihan), yang terdiri dari Dokumen Administrasi, Dokumen Teknis, dan Dokumen Harga.
• Harga Perkiraan Sendiri (HPS) yang dihitung secara detail dan wajar.
• Kriteria Evaluasi yang jelas, mencakup bobot untuk aspek administrasi, teknis, dan harga.
• Berita Acara setiap tahapan penting, seperti pembukaan penawaran, evaluasi, klarifikasi, dan penetapan pemenang.
• Daftar Kuantitas dan Spesifikasi Barang yang akan diadakan.

Surat Undangan Penawaran dan Klausa Penting

Surat undangan penawaran dikirimkan kepada calon peserta yang terdaftar atau diumumkan secara luas. Surat ini memuat informasi dasar paket, jadwal, dan tempat pengambilan dokumen. Klausa penting tentang persyaratan peserta biasanya ditekankan dalam blokquote terpisah untuk memastikan perhatian.

Peserta yang berminat dapat mengambil Dokumen Pengadaan mulai tanggal 10 Juni 2024 hingga 17 Juni 2024, pada hari kerja pukul 09.00-15.00 WIB di Sekretariat Panitia. Penawaran harus disampaikan paling lambat tanggal 25 Juni 2024 pukul 10.00 WIB. Peserta wajib menyertakan fotokopi legalisasi Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) dan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) yang masih berlaku, serta dokumen lain sesuai yang tercantum dalam Dokumen Kualifikasi. Dokumen yang tidak lengkap dinyatakan gugur.

Jenis dan Metode Pengadaan

Pemahaman yang mendalam tentang berbagai metode pengadaan memungkinkan panitia untuk memilih strategi yang paling tepat sesuai dengan karakteristik kebutuhan. Setiap metode memiliki mekanisme, persyaratan, dan tingkat persaingannya sendiri. Pilihan yang tepat akan menghemat waktu, biaya, dan menghasilkan nilai terbaik bagi uang yang dikeluarkan.

Karakteristik Metode Pengadaan

Beberapa metode yang berlaku diantaranya Tender Terbuka, yang menawarkan persaingan paling luas. Tender Tertutup, di mana undangan hanya dikirim ke penyedia terpilih. Pemilihan Langsung, untuk nilai tertentu dengan negosiasi terhadap beberapa penyedia. Penunjukan Langsung, yang merupakan pengecualian dengan alasan khusus seperti keadaan darurat atau teknis yang bersifat eksklusif. Pengadaan Elektronik (E-Procurement), yang memanfaatkan platform digital untuk seluruh atau sebagian proses, meningkatkan transparansi dan efisiensi.

Kelebihan dan Kekurangan Pengadaan Langsung dan Tender Terbuka

Metode Pengadaan Langsung dan Tender Terbuka sering menjadi pilihan untuk situasi yang berbeda. Berikut perbandingan mendasar keduanya.

Contoh Pengadaan dengan Pemilihan Langsung

Source: co.id

Misalkan sebuah sekolah perlu membeli 10 unit printer inkjet dengan anggaran total Rp 30 juta. Karena nilainya di bawah batas tertentu dan barang bersifat standar, sekolah dapat menggunakan metode Pemilihan Langsung. Panitia menghubungi tiga toko komputer terdekat yang terpercaya. Kepada masing-masing toko, panitia meminta penawaran harga untuk printer dengan spesifikasi yang sama (misal, merk tertentu, tipe tertentu, dengan garansi resmi).

Dalam waktu singkat, tiga penawaran harga diterima. Panitia kemudian memilih penawaran dengan harga terendah di antara ketiganya, asalkan penyedia memenuhi syarat administrasi sederhana yang diminta. Proses ini cepat, efisien, dan tetap mengedepankan prinsip perbandingan harga.

Skenario Efektivitas E-Procurement

Metode pengadaan elektronik paling efektif diterapkan dalam pengadaan barang/jasa yang bersifat rutin dan standar, serta ketika jangkauan peserta ingin diperluas. Gambaran skenarionya adalah ketika pemerintah daerah akan mengadakan bahan habis pakai kantor seperti kertas, tinta printer, dan alat tulis untuk satu tahun. Dengan menggunakan platform e-procurement, panitia cukup memasukkan spesifikasi dan kuantitas ke dalam sistem. Penyedia yang terdaftar di platform dapat mengikuti lelang secara online dari mana saja, menawar harga secara real-time.

Sistem akan otomatis mencatat seluruh transaksi, menampilkan peringkat penawaran, dan meminimalkan interaksi fisik yang berpotensi menimbulkan penyimpangan. Hasilnya, proses yang biasanya memakan waktu mingguan dapat diselesaikan dalam hitungan hari dengan catatan digital yang auditable.

Penyusunan Dokumen dan Administrasi

Dokumen pengadaan adalah tulang punggung dari seluruh proses. Ketelitian dalam penyusunan dokumen bukan hanya soal formalitas, tetapi merupakan upaya preventif untuk menghindari multitafsir, protes, bahkan pembatalan lelang. Dokumen yang jelas, lengkap, dan adil akan menarik partisipasi penyedia yang berkualitas dan mempermudah evaluasi.

Dalam praktiknya, contoh pengadaan barang/jasa yang baik selalu memerlukan sosok yang mampu mengarahkan tim dan mengambil keputusan strategis. Di sinilah pemahaman mendalam tentang Pengertian Pemimpin dan Tugasnya menjadi krusial, karena efektivitas kepemimpinan langsung memengaruhi integritas proses, akuntabilitas anggaran, dan keberhasilan akhir dari seluruh siklus pengadaan tersebut.

Spesifikasi Teknis dan HPS Perangkat Komputer

Spesifikasi teknis harus rinci, terukur, dan obyektif, menghindari kata-kata yang mengarah ke merek tertentu ( brand specification). Untuk pengadaan 10 unit laptop, spesifikasi dapat berupa: Processor setara Intel Core i5 generasi ke-11 atau AMD Ryzen 5 seri 5000; RAM minimal 8GB DDR4; Penyimpanan SSD 512GB; Layar 14 inci Full HD; Sistem Operasi Windows 11 Pro original; Garansi resmi 3 tahun. Harga Perkiraan Sendiri (HPS) disusun dengan menjabarkan setiap komponen biaya: Harga satuan laptop berdasarkan survei pasar (misal Rp 12.500.000), biaya pengiriman, biaya instalasi sistem dasar, dan PPN.

Total HPS untuk 10 unit menjadi contoh dasar penilaian penawaran.

Dokumen Kualifikasi Peserta Pengadaan

Dokumen kualifikasi berfungsi untuk menyaring kemampuan dasar peserta sebelum masuk ke penilaian teknis dan harga. Dokumen ini biasanya disusun dalam bentuk daftar yang harus dipenuhi.

• Surat Pernyataan minat dan kesanggupan mengikuti lelang.
• Fotokopi Akta Pendirian dan Perubahan Perusahaan yang terakhir, beserta pengesahan dari instansi berwenang.
• Fotokopi Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP).
• Fotokopi Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) atau Izin Usaha lainnya sesuai bidang.
• Surat Pernyataan tidak sedang dalam sanksi dan tidak memiliki konflik kepentingan.
• Daftar pengalaman serupa dalam 5 tahun terakhir, dilengkapi dengan referensi kontrak.
• Laporan keuangan yang telah diaudit atau SPTP 2 tahun terakhir.

Isi Berita Acara Evaluasi dan Klarifikasi

Berita Acara Evaluasi dan Klarifikasi adalah dokumen hukum yang mencatat jalannya proses inti. Dokumen ini harus memuat hal-hal pokok seperti tanggal, waktu, dan tempat dilaksanakannya evaluasi; nama lengkap dan tanda tangan seluruh panitia yang hadir; daftar peserta yang memasukkan penawaran; ringkasan temuan evaluasi administrasi dan teknis untuk setiap peserta; daftar pertanyaan atau hal yang perlu diklarifikasi; serta catatan jawaban dan dokumen tambahan yang diberikan peserta selama klarifikasi.

Berita acara ini menjadi bukti bahwa evaluasi dilakukan secara kolektif dan obyektif.

Kesalahan Umum dalam Dokumen Penawaran dan Perbaikan

Peserta sering kali melakukan kesalahan yang berakibat pada gugurnya penawaran. Salah satu yang paling umum adalah ketidaksesuaian antara harga yang ditulis dalam angka dan huruf, atau kesalahan hitung total harga. Contoh lainnya adalah tanda tangan di atas materai yang tidak sesuai dengan nama yang tercantum sebagai penandatangan di surat kuasa.

Kesalahan: Dalam lembar penawaran harga, tertulis “Rp 150.000.000,- (Seratus lima puluh juta lima ratus ribu rupiah).” Terdapat perbedaan antara angka dan ucapannya.
Perbaikan: Panitia akan meminta peserta untuk melakukan koreksi dan membubuhkan paraf di samping koreksi tersebut, atau jika aturan melarang koreksi, penawaran dapat dinyatakan tidak memenuhi syarat administrasi. Untuk menghindarinya, peserta harus memeriksa kembali konsistensi seluruh data angka dan tulisan sebelum menandatangani dan menyegel dokumen.

Evaluasi Penawaran dan Penetapan Pemenang: Contoh Pengadaan

Tahap evaluasi penawaran adalah fase paling kritis dimana penilaian terhadap seluruh usulan peserta dilakukan. Tahap ini menentukan siapa yang paling layak untuk melaksanakan pekerjaan. Prinsip kehati-hatian, kejujuran, dan kepatuhan pada dokumen pengadaan mutlak diperlukan dari setiap anggota panitia.

Kriteria Evaluasi Penawaran

Evaluasi dilakukan secara bertahap dan sistematis. Pertama, Evaluasi Administrasi, untuk memastikan kelengkapan dan kesesuaian dokumen persyaratan seperti SIUP, NPWP, Akta Perusahaan, dan surat pernyataan. Peserta yang tidak lulus tahap ini gugur. Kedua, Evaluasi Teknis, menilai kemampuan teknis peserta berdasarkan metode kerja, jadwal, kualifikasi tenaga ahli, dan pengalaman proyek serupa. Ketiga, Evaluasi Harga, yang dilakukan terhadap peserta yang lulus evaluasi teknis.

Harga penawaran dinilai kelayakan dan kewajarannya terhadap HPS.

Perbandingan Sistem Evaluasi Biaya Terendah dan Nilai Terbaik

Pemilihan sistem evaluasi sangat mempengaruhi hasil akhir. Dua sistem yang umum adalah Sistem Evaluasi dengan Biaya Terendah dan Sistem Evaluasi dengan Nilai Terbaik.

Perhitungan Nilai Teknis dan Harga

Sebagai demonstrasi, misalkan suatu lelang menggunakan sistem nilai terbaik dengan bobot Teknis 60% dan Harga 40%. Peserta A mendapat nilai teknis 850 dari skor ideal 1000, dan menawar harga Rp 980 juta. Peserta B mendapat nilai teknis 780 dan menawar Rp 950 juta. Harga terendah di antara peserta yang lulus teknis adalah Rp 950 juta. Perhitungannya: Nilai Teknis dinormalisasi (Nilai Teknis Peserta / Nilai Teknis Tertinggi) x Bobot.

Nilai Harga = (Harga Terendah / Harga Penawaran Peserta) x Bobot.

Peserta A:
Nilai Akhir Teknis = (850/850) x 60 = 60
Nilai Akhir Harga = (950/980) x 40 = 38.78
Total Nilai = 98.78

Peserta B:
Nilai Akhir Teknis = (780/850) x 60 = 55.06
Nilai Akhir Harga = (950/950) x 40 = 40
Total Nilai = 95.06

Meskipun harganya lebih tinggi, Peserta A ditetapkan sebagai pemenang karena total nilai akhirnya lebih tinggi.

Penanganan Sanggahan Peserta Lelang

Sanggahan peserta adalah hal yang wajar dalam proses yang kompetitif. Penanganannya harus prosedural. Misalnya, peserta C yang tidak lolos mengajukan sanggahan karena merasa dokumennya lengkap. Panitia wajib membentuk Tim Penanganan Sanggahan yang independen. Tim ini memeriksa kembali berkas sanggahan, membandingkannya dengan berita acara evaluasi dan dokumen pengadaan.

Jika sanggahan terbukti dan merupakan kesalahan prosedur panitia, maka keputusan dapat direvisi dan proses diulang pada tahap tertentu. Namun, jika sanggahan tidak berdasar, panitia akan mengeluarkan surat penolakan yang disertai alasan hukum dan fakta yang jelas. Seluruh proses sanggah-menanggah ini harus didokumentasikan dengan baik.

Contoh Kasus dan Praktik Terbaik

Belajar dari pengalaman nyata, baik yang sukses maupun yang penuh tantangan, memberikan pelajaran yang lebih berharga daripada sekadar teori. Studi kasus menggambarkan bagaimana prinsip-prinsip pengadaan diterjemahkan dalam dinamika lapangan, termasuk hambatan dan solusi kreatif yang muncul.

Studi Kasus Pengadaan Jembatan Gantung Pedesaan

Sebuah desa terpencil berhasil membangun jembatan gantung sepanjang 50 meter dengan metode swakelola yang diperkuat. Tahapan kuncinya dimulai dari musyawarah desa untuk menyepakati kebutuhan dan kontribusi warga. Pemerintah desa mengajukan proposal pendanaan melalui Dana Desa. Setelah disetujui, dibentuk tim teknis yang terdiri dari penyuluh dari dinas PUPR kabupaten dan tenaga terampil lokal. Pengadaan material besi dan kayu dilakukan secara transparan dengan pemilihan langsung kepada supplier terdekat.

Masyarakat berkontribusi tenaga dalam proses penggalian dan pemasangan. Pengawasan dilakukan bersama oleh tim teknis dan perangkat desa. Kunci suksesnya adalah partisipasi aktif masyarakat, pendampingan teknis yang memadai, dan administrasi keuangan desa yang transparan yang diumumkan secara rutin di papan informasi.

Tantangan Pengadaan di Daerah dan Solusinya, Contoh Pengadaan

Pelaksanaan pengadaan di daerah sering menghadapi kendala klasik seperti terbatasnya jumlah penyedia yang berkualitas, kapasitas panitia pengadaan yang belum merata, dan tekanan intervensi lokal. Solusi praktis yang dapat diterapkan antara lain melakukan pemetaan dan pendaftaran penyedia potensial dari daerah tetangga, menyelenggarakan pelatihan berjenjang dan pendampingan bagi panitia pengadaan secara rutin, serta memanfaatkan secara maksimal platform e-procurement regional untuk memperluas basis peserta.

Dalam proses Contoh Pengadaan, prinsip dasar seperti akurasi perhitungan menjadi fondasi penting. Analoginya, sebagaimana dalam operasi matematika sederhana Hasil Penjumlahan 1/4 + 1/4 yang menghasilkan nilai pasti 1/2, ketepatan dalam menghitung anggaran dan spesifikasi teknis pada pengadaan menentukan efisiensi dan keberhasilan proyek secara keseluruhan tanpa celah untuk distorsi.

Untuk mengatasi intervensi, komitmen pimpinan daerah untuk memberikan perlindungan dan dukungan penuh terhadap proses yang independen sangat dibutuhkan.

Prinsip Transparansi dan Akuntabilitas

Menjaga kepercayaan publik memerlukan komitmen pada prinsip-prinsip dasar yang tidak boleh dikompromikan. Prinsip-prinsip tersebut harus dijalankan secara konsisten.

• Seluruh dokumen pengadaan, dari RUP, Pengumuman, hingga Berita Acara Penetapan Pemenang, diumumkan secara terbuka dan mudah diakses.
• Setiap keputusan panitia, terutama yang menyebabkan peserta gugur, harus didokumentasikan dengan alasan yang jelas dan dapat dipertanggungjawabkan.
• Proses evaluasi harus adil, tidak mendiskriminasi peserta mana pun, dan berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan di awal.
• Seluruh pihak yang terlibat harus menghindari dan menyatakan setiap potensi konflik kepentingan.
• Mekanisme pengaduan dan sanggahan harus jelas, mudah diakses, dan ditangani secara independen dan tepat waktu.

Monitoring dan Evaluasi Pasca-Pengadaan

Sistem monitoring pasca-pengadaan dirancang untuk memastikan bahwa hasil pekerjaan sesuai dengan kontrak dan memberikan manfaat berkelanjutan. Ilustrasinya, setelah pengadaan peralatan laboratorium sekolah, tim monitoring yang terdiri dari guru lab, bendahara, dan perwakilan komite sekolah melakukan pemeriksaan rutin. Mereka memiliki checklist yang berisi poin: kondisi fisik peralatan, kelengkapan aksesori, fungsi operasional, dan ketersediaan bahan pendukung. Setiap tiga bulan, mereka mengisi laporan sederhana.

Evaluasi tahunan dilakukan dengan membandingkan rencana penggunaan dengan realisasi, serta menilai dampaknya terhadap proses belajar mengajar. Jika ditemukan kerusakan yang termasuk garansi, segera dilakukan klaim ke penyedia. Sistem ini memastikan aset yang diadakan dengan anggaran publik benar-benar dimanfaatkan dan dirawat dengan baik.

Penutupan

Dengan demikian, menguasai berbagai aspek dalam Contoh Pengadaan merupakan langkah fundamental bagi setiap pelaku, baik di sektor publik maupun swasta. Proses yang tampak kompleks ini pada hakikatnya adalah kerangka kerja yang dirancang untuk melindungi kepentingan semua pihak dan memastikan hasil yang berkualitas. Implementasi yang baik, didukung oleh komitmen pada prinsip-prinsip tata kelola yang baik, tidak hanya akan menyelesaikan proyek, tetapi juga membangun fondasi kepercayaan dan keberlanjutan untuk investasi di masa depan.

Kumpulan Pertanyaan Umum

Apa perbedaan utama antara HPS (Harga Perkiraan Sendiri) dan harga penawaran pemenang?

HPS adalah perkiraan biaya yang disusun oleh panitia pengadaan berdasarkan survei pasar, digunakan sebagai pagu anggaran dan patokan evaluasi harga penawaran. Harga pemenang adalah harga yang diajukan oleh penyedia yang memenangkan proses lelang, yang bisa sama, di bawah, atau dalam batas toleransi tertentu dari HPS, tergantung hasil evaluasi.

Bagaimana jika hanya ada satu peserta yang mendaftar dalam sebuah tender?

Proses tidak serta-merta dibatalkan. Panitia harus mengevaluasi kelayakan peserta tunggal tersebut terhadap semua persyaratan administrasi, teknis, dan kualifikasi. Jika dinyatakan memenuhi, pengadaan dapat dilanjutkan dengan metode penunjukkan langsung, namun hal ini harus didasarkan pada ketentuan peraturan yang membolehkan kondisi peserta tunggal dan melalui proses persetujuan yang ditetapkan.

Apakah penyedia yang pernah melanggar kontrak bisa ikut lelang lagi?

Bisa, selama masa sanksi atau daftar hitam (blacklist) yang diberikan telah berakhir. Setiap instansi biasanya memiliki sistem informasi penyedia yang mencatat kinerja dan pelanggaran. Penyedia yang masih tercatat dalam masa sanksi secara nasional akan secara otomatis ditolak pendaftarannya dalam sistem e-procurement.

Apa yang dimaksud dengan “klarifikasi” dalam evaluasi penawaran?

Klarifikasi adalah tahapan dimana panitia mengajukan pertanyaan tertulis atau memanggil peserta untuk meminta penjelasan atas hal-hal yang kurang jelas, ambigu, atau terdapat perbedaan data dalam dokumen penawarannya. Tujuannya adalah untuk memastikan pemahaman yang sama dan menghindari kesalahan penilaian, namun bukan untuk mengubah substansi penawaran.